Informácie pre štipendistov zo Slovenska (vyslania) - uzávierka 31.10.2022

Úhrada štipendia a predkladanie správ

Pred nástupom na pobyt je štipendista povinný doručiť do SAIA, n. o:

• akceptačný list zo zahraničnej vysokej školy/výskumného pracoviska (originál dokumentu, ktorého sken bol priložený k žiadosti o štipendium),
• podpísané Potvrdenie o prijatí štipendia,
• v prípade študentov Potvrdenie o magisterskom/inžinierskom/doktorskom štúdiu na predpísanom formulári, v prípade doktorandov Potvrdenie o doktorandskom štúdiu na predpísanom formulári a v prípade postdoktorandov Potvrdenie vydané štatutárnym zástupcom domácej inštitúcie o tom, že uchádzač je v čase podávania riadnym zamestnancom oprávnenej inštitúcie na plný úväzok, s vyjadrením, že domáca inštitúcia umožní absolvovať plánovaný pobyt a umožní uchádzačovi návrat po skončení pobytu (originál dokumentu, ktorého sken bol  priložený k žiadosti o štipendium),
• údaje o bankovom účte v niektorej z krajín SEPA (Single Euro Payments Area, www.ecb.europa.eu/paym/retpaym/paymint), na ktorý sa má zasielať štipendium – t. j. názov, adresu a kód SWIFT/BIC banky pôsobiacej v systéme SEPA, číslo účtu vo formáte IBAN zriadeného v danej banke, údaje o bankovom účte musia byť vyplnené do priloženého tlačiva „Oznámenie bankových údajov na úhradu štipendia“.

Poznámka:

• Štipendista musí doručiť do SAIA, n. o., originál akceptačného listu zo zahraničnej vysokej školy/výskumného pracoviska (v papierovej podobe na oficiálnom papieri zahraničnej inštitúcie), ktorého sken bol priložený k žiadosti o štipendium. Potvrdenie musí obsahovať meno a priezvisko štipendistu, presný dátum nástupu na pobyt, meno, priezvisko a funkciu osoby oprávnenej vydať takéto potvrdenie inštitúciou, ako aj kontakt na ňu, a originálny podpis oprávnenej osoby (nie zoskenovaný a vytlačený).

 

V čo najkratšom čase po nástupe na pobyt je štipendista povinný doručiť do SAIA, n. o.:

1. originál potvrdenia príslušnej zahraničnej vysokej školy/zahraničného výskumného pracoviska o nástupe na štipendijný pobyt.

Potvrdenie musí byť vystavené na oficiálnom papieri prijímajúcej inštitúcie a musí obsahovať meno a priezvisko štipendistu/-ky¹, presný dátum nástupu na pobyt, meno, priezvisko a funkciu osoby oprávnenej vydať takéto potvrdenie inštitúciou, ako aj kontakt na ňu, a originálny podpis oprávnenej osoby (nie zoskenovaný a vytlačený). Potvrdenie o nástupe na štipendijný pobyt je potrebné zaslať e-mailom aj poštou na adresu administrátora programu. Elektronickú verziu dokumentu musí odoslať zástupca prijímajúcej inštitúcie.

[1] v celom texte sa používa mužský rod pre rodovo neutrálne štylistické väzby so všeobecnou platnosťou.

 

Poznámka:

• Štipendistovi môže byť v prvých dvoch mesiacoch pobytu vyplatené štipendium, resp. jeho časť aj na základe oskenovaného originálu potvrdenia zaslaného e-mailom, štipendista však musí následne čo najskôr doručiť aj originál potvrdenia, inak bude platba pozastavená.

Prvá platba štipendia bude štipendistovi vyplatená až po tom, ako predloží SAIA, n. o., dokumenty potrebné pre začiatok vyplácania štipendia (viď vyššie).

Platba, ktorá by sa mala realizovať v mesiaci január, bude vyplatená najneskôr vo februárovom termíne.

Pri štipendijnom pobyte v trvaní jeden mesiac, počítanom odo dňa začatia štipendijného pobytu, bude štipendistovi vyplatených prvých 50 % z mesačného štipendia po doručení potvrdenia o nástupe na pobyt a zvyšných 50 % zo štipendia po riadnom odovzdaní záverečnej správy z pobytu a jej schválení zo strany SAIA, n. o.

Pre splnenie podmienok pre vyplatenie prvej platby štipendia v súvislosti s nástupom na pobyt sú stanovené 2 termíny pre doručenie dokumentov. Požadované dokumenty pre výplatu štipendia je potrebné doručiť do SAIA, n. o., do 15. dňa v mesiaci alebo do posledného dňa v mesiaci. Prislúchajúca čiastka bude v takom prípade odoslaná štipendistovi najneskôr na desiaty pracovný deň po termíne stanovenom pre odovzdanie dokumentov, ak predložené podkladové materiály štipendistu spĺňajú všetky programom stanovené podmienky a administrátor štipendijného programu nepožiada štipendistu o doplnenie dokumentov.

Štipendium v ostatných mesiacoch štipendijného pobytu sa uhrádza v mesačných platbách, vždy k 7. dňu príslušného kalendárneho mesiaca, a to na bankový účet štipendistu vedený v banke v Slovenskej republike (poprípade, po odsúhlasení zo strany SAIA, n. o. na bankový účet štipendistu v inej krajine, ak je daná krajina zapojená do systému SEPA).

Pri štipendijnom pobyte dlhšom ako 6 mesiacov, počítaných odo dňa začatia štipendijného pobytu, je štipendista povinný po uplynutí prvých šiestich mesiacov štipendijného pobytu bez zbytočného odkladu zaslať administrátorovi priebežnú správu o štipendijnom pobyte, pri tvorbe ktorej sa primerane použije Osnova záverečnej správy z pobytu (na stiahnutie na www.stipendia.sk). Štipendisti na časť magisterského štúdia k priebežnej správe priložia aj potvrdenie o získaných kreditoch, resp. potvrdenie o absolvovaní skúšok za prvý semester. Platba štipendia za siedmy mesiac štipendijného pobytu sa realizuje až po riadnom odovzdaní predmetnej priebežnej správy a  jej schválení zo strany SAIA, n. o. Platby za ďalšie mesiace budú pokračovať v dohodnutom termíne k 7. dňu príslušného kalendárneho mesiaca.

V prípade, že administrátor programu považuje priebežnú správu o štipendijnom pobyte za nedostatočnú (a to po formálnej a/alebo obsahovej stránke), písomne vyzve štipendistu na jej doplnenie v lehote najviac 15 pracovných dní odo dňa zaslania takejto výzvy.

Pre splnenie podmienok pre vyplatenie siedmej platby štipendia pri pobyte dlhšom ako 6 mesiacov sú stanovené 2 termíny pre doručenie dokumentov. Požadované dokumenty pre výplatu štipendia je potrebné doručiť do SAIA, n. o., do 15. dňa v mesiaci alebo do posledného dňa v mesiaci. Prislúchajúca čiastka bude v takom prípade odoslaná štipendistovi najneskôr na desiaty pracovný deň po termíne stanovenom pre odovzdanie dokumentov, ak predložené podkladové materiály štipendistu spĺňajú všetky programom stanovené podmienky a administrátor štipendijného programu nepožiada štipendistu o doplnenie dokumentov.

V prípade platby vzťahujúcej sa na posledný mesiac štipendijného pobytu platí, že bude uhradená vo výške 50 % z výšky mesačnej platby štipendia. Druhá polovica bude zadržaná a uhradená po riadnom odovzdaní záverečnej správy z pobytu s prílohami a po jej schválení zo strany SAIA, n. o.

V súvislosti s ukončením pobytu je potrebné doručiť SAIA, n. o., najneskôr do 30 dní odo dňa skončenia štipendijného pobytu:

1. podpísanú záverečnú správu z pobytu, vypracovanú podľa osnovy,
2. originál potvrdenia zahraničnej vysokej školy/zahraničného výskumného pracoviska o skončení štipendijného pobytu, ktoré tvorí prílohu záverečnej správy z pobytu. Potvrdenie musí byť vystavené na oficiálnom papieri prijímajúcej inštitúcie a musí obsahovať meno a priezvisko štipendistu, presný dátum ukončenia pobytu, meno, priezvisko a funkciu osoby oprávnenej vydať takéto potvrdenie inštitúciou, ako aj kontakt na ňu, a originálny podpis oprávnenej osoby (nie zoskenovaný a vytlačený).Potvrdenie o skončení štipendijného pobytu je potrebné zaslať e-mailom aj poštou na adresu administrátora programu. Elektronickú verziu dokumentu musí odoslať zástupca prijímajúcej inštitúcie.
3. v prípade mobility na časť magisterského štúdia - potvrdenie o získaných kreditoch, resp. potvrdenie o absolvovaní skúšok zo štipendijného pobytu, ktoré tvorí prílohu záverečnej správy z pobytu.

V prípade, že administrátor programu považuje záverečnú správu z pobytu za nedostatočnú (a to po formálnej a/alebo obsahovej stránke), písomne vyzve štipendistu na jej doplnenie v lehote najviac 15 pracovných dní odo dňa zaslania takejto výzvy.

Ak štipendista doručí záverečnú správu o pobyte neskôr než 30 dní od ukončenia štipendijného pobytu, štipendista stráca nárok na vyplatenie štipendia za posledný mesiac pobytu, ako aj nárok na príspevok na cestovné (za predpokladu, že mu bol udelený) a administrátor programu nie je povinný vyplatiť uvedené finančné plnenie.

Pre splnenie podmienok pre vyplatenie poslednej platby štipendia a cestovného grantu (ak bol schválený) v súvislosti s ukončením pobytu sú stanovené 2 termíny pre doručenie dokumentov. Požadované dokumenty pre výplatu štipendia a cestovného grantu (ak bol schválený) je potrebné doručiť do SAIA, n. o., do 15. dňa v mesiaci alebo do posledného dňa v mesiaci. Prislúchajúca čiastka bude v takom prípade odoslaná štipendistovi najneskôr na desiaty pracovný deň po termíne stanovenom pre odovzdanie dokumentov, ak predložené podkladové materiály štipendistu spĺňajú všetky programom stanovené podmienky a administrátor štipendijného programu nepožiada štipendistu o doplnenie dokumentov.

 

Úhrada cestovných nákladov

Cestovný grant sa udeľuje ako paušálna náhrada na pokrytie výdavkov štipendistu na prepravu na miesto pobytu a späť stanovená na základe vzdialenosti (vzdušnou čiarou) medzi miestom pobytu uchádzača na Slovensku (miesto začiatku cesty) a miestom plánovaného pobytu v zahraničí (cieľ cesty) v súlade s podmienkami štipendijného programu a vo výške uvedenej v Dekréte o udelení štipendia.

Štipendistovi bude cestovný grant, ak si o neho požiadal a ak bol tento príspevok schválený, vyplatený po skončení pobytu spolu s poslednou štipendijnou platbou.

 

Praktické záležitosti súvisiace s pobytom

Všetky náležitosti týkajúce sa pobytu (zdravotné poistenie, víza, ubytovanie, prijatie na vysokú školu/výskumné pracovisko) si štipendista zabezpečuje sám.

V prípade štipendijného pobytu v krajine, kde je zastúpená sieť centier EURAXESS je možné sa obrátiť na pracovníkov centier, ktorí poskytujú bezplatné služby pre doktorandov a výskumníkov. Praktické informácie o pobyte je možné vyhľadať na národných portáloch EURAXESS.

Štipendistom odporúčame, aby si pred vycestovaním skontrolovali aktuálne podmienky pre vstup do krajiny pobytu v súvislosti s aktuálnymi protipandemickými opatreniami (napr. https://www.mzv.sk/sk/staty/cestovne-odporucania-podla-krajin) a prípadne konzultovali postupy s príslušným zastupiteľským úradom v SR. Dôležité informácie a odporúčania sú aj na našej stránke https://www.saia.sk/sk/main/aktuality/covid-19-informacie-pre-stipendistov/.  

V prípade, že z dôvodu mimoriadnych okolností nemôže štipendista absolvovať fyzickú mobilitu (resp. časť fyzickej mobility) v krajine štipendijného pobytu, môže požiadať o možnosť realizovať štipendijný pobyt (resp. jeho časť) virtuálnou formou. Za mimoriadne okolnosti sa považuje najmä situácia, ktorá je bezprostredným  následkom  zásahu  vyššej  moci,  a  teda  nie  je  zapríčinená  svojvoľným rozhodnutím štipendistu a spravidla ani svojvoľným rozhodnutím domácej alebo prijímajúcej inštitúcie. Bližšie informácie sú v dokumente „Zásady pre priznávanie a vyplácanie štipendií a cestovných grantov v štandardných podmienkach a v podmienkach ovplyvnených mimoriadnymi okolnosťami“ z dňa 22. 10. 2021 tak, ako boli schválené Ministerstvom školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky.

 

Zmeny v štipendijnom pobyte

Štipendista musí informovať SAIA, n. o., o zmene v nástupe na štipendijný pobyt a o zmene dĺžky štipendijného pobytu (teda o skrátení štipendijného pobytu; predĺženie štipendijného pobytu  nie je možné). 

Zmeny v nástupe na štipendijný  pobyt a dĺžke štipendijného pobytu do 15 (vrátane) dní stačí ohlásiť emailom na e-mailovú adresu administrátora programu, ak v konkrétnom prípade súhlasí s komunikáciou formou emailovej pošty.

O zmeny v nástupe na štipendijný  pobyt a dĺžke štipendijného pobytu do 1 kalendárneho mesiaca (vrátane) je potrebné vopred požiadať listom (zaslať formou doporučenej zásielky).

O zmeny v nástupe na štipendijný pobyt a dĺžke štipendijného pobytu nad 1 kalendárny mesiac je potrebné vopred požiadať listom (zaslať formou doporučenej zásielky), pričom je potrebné predložiť nasledovné dokumenty:

• žiadosť s odôvodnením,
• akceptačný/pozývací list zo zahraničnej vysokej školy, resp. výskumného pracoviska s novým termínom pobytu (originál*) a 
• Potvrdenie o magisterskom/inžinierskom/doktorskom štúdiu s novým termínom pobytu (študenti 2. stupňa VŠ) alebo
• súhlas školiteľa s novým termínom pobytu a jeho vyjadrenie, že zmena termínu neovplyvní plánované vedecko-výskumné a študijné aktivity doktoranda v rámci doktorandského štúdia (doktorandi) alebo
• súhlas štatutárneho zástupcu domácej inštitúcie s novým termínom pobytu (postdoktorandi).

* Administrátor programu môže za účelom splnenia podmienky akceptovať aj naskenovaný originál nového akceptačného/pozývacieho listu, a to v prípade, ak uchádzač administrátorovi doručil originál pôvodného akceptačného/pozývacieho  listu a predložený naskenovaný originál nového akceptačného/pozývacieho listu je obsahovo totožný s týmto originálom  (t.j. v dokumente sa zmenil iba dátum vystavenia dokumentu a termín štipendijného pobytu).

 

Administrátor programu: nsp-sk@saia.sk, tel.: 02/5930 4738 (priama linka)

Finančný manažér programu: nsp-financne@saia.sk, tel.: 02/5930 4753 (priama linka)