Informácie pre štipendistov zo Slovenska (vyslania) - uzávierka 31.10.2023

Administrácia štipendia

Pred nástupom na pobyt je štipendista povinný doručiť do SAIA, n. o:

  • akceptačný list zo zahraničnej vysokej školy/výskumného pracoviska (originál dokumentu, ktorého sken bol priložený k žiadosti o štipendium),
  • podpísané Potvrdenie o prijatí štipendia,
  • v prípade študentov Potvrdenie o magisterskom/inžinierskom/doktorskom štúdiu na predpísanom formulári, v prípade doktorandov Potvrdenie o doktorandskom štúdiu na predpísanom formulári a v prípade postdoktorandov Potvrdenie vydané štatutárnym zástupcom domácej inštitúcie o tom, že uchádzač je v čase podávania riadnym zamestnancom oprávnenej inštitúcie na plný úväzok, s vyjadrením, že domáca inštitúcia umožní absolvovať plánovaný pobyt a umožní uchádzačovi návrat po skončení pobytu (originál dokumentu, ktorého sken bol  priložený k žiadosti o štipendium),
  • údaje o bankovom účte v niektorej z krajín SEPA (Single Euro Payments Area, www.ecb.europa.eu/paym/retpaym/paymint), na ktorý sa má zasielať štipendium – t. j. názov, adresu a kód SWIFT/BIC banky pôsobiacej v systéme SEPA, číslo účtu vo formáte IBAN zriadeného v danej banke, údaje o bankovom účte musia byť vyplnené do priloženého tlačiva „Oznámenie bankových údajov na úhradu štipendia“.

Poznámka:

  • Štipendista musí doručiť do SAIA, n. o., originál akceptačného listu zo zahraničnej vysokej školy/výskumného pracoviska (v papierovej podobe na oficiálnom papieri zahraničnej inštitúcie), ktorého sken bol priložený k žiadosti o štipendium. Potvrdenie musí obsahovať meno a priezvisko štipendistu, presný dátum nástupu na pobyt, meno, priezvisko a funkciu osoby oprávnenej vydať takéto potvrdenie inštitúciou, ako aj kontakt na ňu, a originálny podpis oprávnenej osoby (nie zoskenovaný a vytlačený). Za účelom splnenia podmienky môže administrátor štipendia akceptovať aj dokument s elektronickým podpisom, ktorého autenticita je overiteľná.

 

V čo najkratšom čase po nástupe na pobyt je štipendista povinný doručiť do SAIA, n. o.:

  • potvrdenie príslušnej zahraničnej vysokej školy/zahraničného výskumného pracoviska o nástupe na štipendijný pobyt.

Potvrdenie musí byť vystavené na oficiálnom papieri prijímajúcej inštitúcie a musí obsahovať meno a priezvisko štipendistu/-ky (v celom texte sa používa mužský rod pre rodovo neutrálne štylistické väzby so všeobecnou platnosťou), presný dátum nástupu na pobyt, meno, priezvisko a funkciu osoby oprávnenej vydať takéto potvrdenie inštitúciou, ako aj kontakt na ňu, a podpis oprávnenej osoby. Potvrdenie o nástupe musí odoslať zástupca prijímajúcej inštitúcie e-mailom na adresu administrátora programu nsp-sk@saia.sk. 

V prípade študentov musí potvrdenie obsahovať záväzný zoznam predmetov, ktoré bude štipendista navštevovať; počet kreditov zodpovedajúci predmetom v záväznom zozname musí korešpondovať počtu kreditov deklarovaných v programe pobytu, ktorý bol predložený spolu so žiadosťou o štipendium. Ak nebude štipendistovi umožnené naplniť počet kreditov, musí byť táto skutočnosť deklarovaná a vysvetlená v rámci rovnakého potvrdenia o nástupe.

Vyplácanie štipendia a predkladanie správ

Prvá platba štipendia bude štipendistovi vyplatená až po tom, ako predloží SAIA, n. o., dokumenty potrebné pre začiatok vyplácania štipendia (viď vyššie).

Platba, ktorá by sa mala realizovať v mesiaci január, bude vyplatená najneskôr vo februárovom termíne.

Pri štipendijnom pobyte v trvaní jeden mesiac, počítanom odo dňa začatia štipendijného pobytu, bude štipendistovi vyplatených prvých 50 % z mesačného štipendia po doručení potvrdenia o nástupe na pobyt a zvyšných 50 % zo štipendia po riadnom odovzdaní záverečnej správy z pobytu a jej schválení zo strany SAIA, n. o.

Pre splnenie podmienok pre vyplatenie prvej platby štipendia v súvislosti s nástupom na pobyt sú stanovené 2 termíny pre doručenie dokumentov. Požadované dokumenty pre výplatu štipendia je potrebné doručiť do SAIA, n. o., do 15. dňa v mesiaci alebo do posledného dňa v mesiaci. Prislúchajúca čiastka bude v takom prípade odoslaná štipendistovi najneskôr na desiaty pracovný deň po termíne stanovenom pre odovzdanie dokumentov, ak predložené podkladové materiály štipendistu spĺňajú všetky programom stanovené podmienky a administrátor štipendijného programu nepožiada štipendistu o doplnenie dokumentov.

Štipendium v ostatných mesiacoch štipendijného pobytu sa uhrádza v mesačných platbách, vždy k 7. dňu príslušného kalendárneho mesiaca, a to na bankový účet štipendistu vedený v banke v Slovenskej republike (poprípade, po odsúhlasení zo strany SAIA, n. o. na bankový účet štipendistu v inej krajine, ak je daná krajina zapojená do systému SEPA).

Pri štipendijnom pobyte dlhšom ako 6 mesiacov, počítaných odo dňa začatia štipendijného pobytu, je štipendista povinný po uplynutí prvých šiestich mesiacov štipendijného pobytu bez zbytočného odkladu zaslať administrátorovi priebežnú správu o štipendijnom pobyte, pri tvorbe ktorej sa primerane použije Osnova záverečnej správy z pobytu (na stiahnutie na www.stipendia.sk). Štipendisti na časť magisterského štúdia k priebežnej správe priložia aj potvrdenie o získaných kreditoch, resp. potvrdenie o absolvovaní skúšok za prvý semester. Platba štipendia za siedmy mesiac štipendijného pobytu sa realizuje až po riadnom odovzdaní predmetnej priebežnej správy a  jej schválení zo strany SAIA, n. o. Platby za ďalšie mesiace budú pokračovať v dohodnutom termíne k 7. dňu príslušného kalendárneho mesiaca.

V prípade, že administrátor programu považuje priebežnú správu o štipendijnom pobyte za nedostatočnú (a to po formálnej a/alebo obsahovej stránke), písomne (e-mailom) vyzve štipendistu na jej doplnenie v lehote najviac 15 pracovných dní odo dňa zaslania takejto výzvy.

Ak sa na základe dokumentov doručených v tejto fáze ukáže, že sa štipendijný pobyt nerealizuje v dostatočnom súlade s plánovaným odborným programom, SAIA. n. o. môže pristúpiť k predčasnému ukončeniu štipendijného pobytu.

Pre splnenie podmienok pre vyplatenie siedmej platby štipendia pri pobyte dlhšom ako 6 mesiacov sú stanovené 2 termíny pre doručenie dokumentov. Požadované dokumenty pre výplatu štipendia je potrebné doručiť do SAIA, n. o., do 15. dňa v mesiaci alebo do posledného dňa v mesiaci. Prislúchajúca čiastka bude v takom prípade odoslaná štipendistovi najneskôr na desiaty pracovný deň po termíne stanovenom pre odovzdanie dokumentov, ak predložené podkladové materiály štipendistu spĺňajú všetky programom stanovené podmienky a administrátor štipendijného programu nepožiada štipendistu o doplnenie dokumentov.

V prípade platby vzťahujúcej sa na posledný mesiac štipendijného pobytu platí, že bude uhradená vo výške 50 % z výšky mesačnej platby štipendia. Druhá polovica bude zadržaná a uhradená po riadnom odovzdaní záverečnej správy z pobytu s prílohami a po jej schválení zo strany SAIA, n. o.

V súvislosti s ukončením pobytu je potrebné doručiť SAIA, n. o., najneskôr do 30 dní odo dňa skončenia štipendijného pobytu:

  1. podpísanú záverečnú správu z pobytu, vypracovanú podľa osnovy,
  2. potvrdenie zahraničnej vysokej školy/zahraničného výskumného pracoviska o skončení štipendijného pobytu, ktoré tvorí prílohu záverečnej správy z pobytu. Potvrdenie musí byť vystavené na oficiálnom papieri prijímajúcej inštitúcie a musí obsahovať meno a priezvisko štipendistu, presný dátum ukončenia pobytu, meno, priezvisko a funkciu osoby oprávnenej vydať takéto potvrdenie inštitúciou, ako aj kontakt na ňu, a originálny podpis oprávnenej osoby (nie zoskenovaný a vložený podpis do dokumentu). Potvrdenie o skončení štipendijného pobytu musí odoslať zástupca prijímajúcej inštitúcie mailom na adresu administrátora programu nsp-sk@saia.sk.  
  3. v prípade mobility na časť magisterského štúdia - potvrdenie o získaných kreditoch, resp. potvrdenie o absolvovaní skúšok zo štipendijného pobytu, ktoré tvorí prílohu záverečnej správy z pobytu.

V prípade, že administrátor programu považuje záverečnú správu z pobytu za nedostatočnú (a to po formálnej a/alebo obsahovej stránke), písomne (e-mailom) vyzve štipendistu na jej doplnenie v lehote najviac 15 pracovných dní odo dňa zaslania takejto výzvy.

Ak sa v ktorejkoľvek fáze pobytu ukáže, že sa štipendijný pobyt nerealizuje v dostatočnom súlade s plánovaným odborným programom, SAIA, n. o., môže pristúpiť k predčasnému ukončeniu štipendijného pobytu.

Štipendistovi bude spolu s poslednou štipendijnou platbou vyplatený aj cestovný grant, ak si o neho požiadal a ak bol tento príspevok schválený.

Ak štipendista doručí záverečnú správu o pobyte neskôr než 30 dní od ukončenia štipendijného pobytu, štipendista stráca nárok na vyplatenie štipendia za posledný mesiac pobytu, ako aj nárok na príspevok na cestovné (za predpokladu, že mu bol udelený) a administrátor programu nie je povinný vyplatiť uvedené finančné plnenie.

Pre splnenie podmienok pre vyplatenie poslednej platby štipendia a cestovného grantu (ak bol schválený) v súvislosti s ukončením pobytu sú stanovené 2 termíny pre doručenie dokumentov. Požadované dokumenty pre výplatu štipendia a cestovného grantu (ak bol schválený) je potrebné doručiť do SAIA, n. o., do 15. dňa v mesiaci alebo do posledného dňa v mesiaci. Prislúchajúca čiastka bude v takom prípade odoslaná štipendistovi najneskôr na desiaty pracovný deň po termíne stanovenom pre odovzdanie dokumentov, ak predložené podkladové materiály štipendistu spĺňajú všetky programom stanovené podmienky a administrátor štipendijného programu nepožiada štipendistu o doplnenie dokumentov.

Štipendium sa udeľuje na pokrytie nákladov počas pobytu, v rámci ktorého sa majú realizovať aktivity a napĺňanie cieľov, ktoré uchádzač uviedol v rámci posudzovaného odborného programu pobytu, na základe ktorého bolo štipendium udelené. Nedostatočné plnenie odborného programu (s prihliadnutím na prípadné modifikácie so súhlasom administrátora programu) môže mať za následok krátenie prideleného štipendia, pričom administrátor môže postupovať podľa nasledujúcej schémy: 

  • splnenie odborného programu pobytu v rozsahu 100 – 70 % = vyplatenie 100 % štipendia,
  • splnenie odborného programu pobytu v rozsahu 69 – 40 % = krátenie štipendia o 1 mesiac, t. j. administrátor programu môže rozhodnúť o nevyplatení posledného štipendia,
  • splnenie odborného programu pobytu v rozsahu 39 % a menej = administrátor programu môže rozhodnúť o zrušení štipendia v plnej miere; v takom prípade nárok na štipendium zanikne a štipendista môže byť vyzvaný na vrátenie všetkých platieb.

Pri štipendistoch v kategórií študent sa bude posudzovať splnenie plánovaného počtu kreditov. Pri štipendistoch v kategórií doktorand, vysokoškolský učiteľ, výskumný a/alebo umelecký pracovník bude prijímajúcej strane (hosťujúcej inštitúcii) zaslaný dotazník mapujúci úspešnosť pobytu a kvalitu štipendistu, na základe ktorého bude posudzované plnenie odborného programu štipendijného pobytu.

V prípade jednomesačných pobytov bude štipendium vyplatené v plnej výške pri splnení odborného programu pobytu nad

Ak vznikne štipendistovi povinnosť vrátiť už vyplatené štipendium, bude štipendista postupovať podľa pokynov administrátora programu.

Odporučenie:

  • Dôrazne odporúčame, aby si štipendista zabezpečil dostatočné množstvo vlastných finančných prostriedkov, aby sa vyhol možným finančným komplikáciám, kým mu bude pripísaná prvá splátka štipendia v súlade s výplatnými termínmi a povinnosťami pri nástupe na pobyt (viď vyššie). Štipendista nesie plnú zodpovednosť za svoje finančné hospodárenie. Je potrebné brať do úvahy, že štipendium nebude vyplatené, a to ani výnimočne, mimo výplatné termíny, tak ako sú definované vyššie.

Úhrada cestovných nákladov

Cestovný grant sa udeľuje ako paušálna náhrada na pokrytie výdavkov štipendistu na prepravu na miesto pobytu a späť stanovená na základe vzdialenosti (vzdušnou čiarou) medzi miestom pobytu uchádzača na Slovensku (miesto začiatku cesty) a miestom plánovaného pobytu v zahraničí (cieľ cesty) v súlade s podmienkami štipendijného programu a vo výške uvedenej v Dekréte o udelení štipendia.

Štipendistovi bude cestovný grant, ak si o neho požiadal a ak bol tento príspevok schválený, vyplatený po skončení pobytu spolu s poslednou štipendijnou platbou.

Praktické záležitosti súvisiace s pobytom

Všetky náležitosti týkajúce sa pobytu (zdravotné poistenie, víza, ubytovanie, prijatie na vysokú školu/výskumné pracovisko) si štipendista zabezpečuje sám.

V prípade štipendijného pobytu v krajine, kde je zastúpená sieť centier EURAXESS je možné sa obrátiť na pracovníkov centier, ktorí poskytujú bezplatné služby pre doktorandov a výskumníkov. Praktické informácie o pobyte je možné vyhľadať na národných portáloch EURAXESS.

Štipendistom odporúčame, aby si pred vycestovaním skontrolovali aktuálne podmienky pre vstup do krajiny pobytu (napr. https://www.mzv.sk/sk/staty/cestovne-odporucania-podla-krajin) a prípadne konzultovali postupy s príslušným zastupiteľským úradom v SR.

V prípade, že z dôvodu mimoriadnych okolností nemôže štipendista absolvovať fyzickú mobilitu (resp. časť fyzickej mobility) v krajine štipendijného pobytu, môže požiadať o možnosť realizovať štipendijný pobyt (resp. jeho časť) virtuálnou formou. Za mimoriadne okolnosti sa považuje najmä situácia, ktorá je bezprostredným  následkom  zásahu  vyššej  moci,  a  teda  nie  je  zapríčinená  svojvoľným rozhodnutím štipendistu a spravidla ani svojvoľným rozhodnutím domácej alebo prijímajúcej inštitúcie. Bližšie informácie sú v dokumente „Zásady pre priznávanie a vyplácanie štipendií a cestovných grantov v štandardných podmienkach a v podmienkach ovplyvnených mimoriadnymi okolnosťami“ z dňa 22. 10. 2021 tak, ako boli schválené Ministerstvom školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky.

Komplexné situácie, ktoré súvisia s plánovaním a realizáciou medzinárodnej mobility aj napriek možnej časovej a administratívnej náročnosti sa typicky nepovažujú za mimoriadne okolnosti spôsobené zásahom vyššej moci, aj keď nie sú priamo ovplyvniteľné štipendistom. Vojnový konflikt a občianske nepokoje sú vo všeobecnosti považované za vyššiu moc, ktorú štipendista nemôže predvídať.

Zmeny v nástupe a dĺžke štipendijného pobytu

Štipendista musí informovať SAIA, n. o., o zmene v nástupe na štipendijný pobyt a o zmene dĺžky štipendijného pobytu (teda o skrátení štipendijného pobytu; predĺženie štipendijného pobytu  nie je možné). 

Zmeny v termíne nástupu na štipendijný  pobyt a zmeny v dĺžke štipendijného pobytu do 15 (vrátane) dní stačí ohlásiť emailom na e-mailovú adresu administrátora programu nsp-sk@saia.sk.

O zmeny v termíne nástupu na štipendijný  pobyt a o zmeny v dĺžke štipendijného pobytu nad 15 dní a súčasne do 1 kalendárneho mesiaca (vrátane) je potrebné vopred požiadať listom (zaslať formou doporučenej zásielky).

O zmeny v termíne nástupu na štipendijný pobyt a o zmeny v dĺžke štipendijného pobytu nad 1 kalendárny mesiac je potrebné vopred požiadať listom (zaslať formou doporučenej zásielky), pričom je potrebné predložiť nasledovné dokumenty:

  • žiadosť s odôvodnením,
  • akceptačný/pozývací list zo zahraničnej vysokej školy, resp. výskumného pracoviska s novým termínom pobytu (originál*) a 
  • Potvrdenie o magisterskom/inžinierskom/doktorskom štúdiu s novým termínom pobytu (študenti 2. stupňa VŠ) alebo
  • súhlas školiteľa s novým termínom pobytu a jeho vyjadrenie, že zmena termínu neovplyvní plánované vedecko-výskumné a študijné aktivity doktoranda v rámci doktorandského štúdia (doktorandi) alebo
  • súhlas štatutárneho zástupcu domácej inštitúcie s novým termínom pobytu (postdoktorandi).

* Administrátor programu môže za účelom splnenia podmienky akceptovať aj naskenovaný originál nového akceptačného/pozývacieho listu, a to v prípade, ak uchádzač administrátorovi doručil originál pôvodného akceptačného/pozývacieho  listu a predložený naskenovaný originál nového akceptačného/pozývacieho listu je obsahovo totožný s týmto originálom  (t.j. v dokumente sa zmenil iba dátum vystavenia dokumentu a termín štipendijného pobytu).

Posun štipendijného pobytu o viac ako 1 kalendárny mesiac nie je nárokovateľný a je nevyhnutné tento posun dostatočne zdôvodniť. Administrátor programu na základe uvedených skutočností posúdi závažnosť a nevyhnutnosť odkladu štipendijného pobytu.

Prerušenie štipendijného pobytu je možné len vo výnimočných prípadoch (napr. závažné zdravotné dôvody alebo iný zásah vyššej moci) a je predmetom schvaľovania administrátorom programu na základe žiadosti doručenej do SAIA, n. o. v Bratislave a to bezodkladne, ako daná situácia nastala, resp. ako sa o nej štipendista dozvedel.

V prípade potreby, pri overovaní skutočností, si môže administrátor programu vyžiadať doplňujúce dokumenty potvrdzujúce uskutočnenie štipendijného pobytu v mieste hosťujúcej inštitúcie v zahraničí (napr. potvrdenie o ubytovaní, cestovné lístky, letenky), ako aj preukazujúce napĺňanie účelu pobytu (napr. prezenčné listiny/overenie dochádzky, fotografickú dokumentáciu, články, emailovú komunikáciu s vydavateľom). Štipendista je preto povinný archivovať dokumenty súvisiace so štipendijným pobytom, poskytnúť súčinnosť pri overovaní skutočností a bezodkladne požadované doplňujúce, existujúce dokumenty administrátorovi dodať.

Administrátor programu: nsp-sk@saia.sk, tel.: 02/5930 4738 (priama linka)

Finančný manažér programu: nsp-financne@saia.sk, tel.: 02/5930 4753 (priama linka)